Je fotografeert de tankbon bij de pomp en hij is afgehandeld. Je factuur kiest uit je eigen ritprijzen — per kilometer, per rit, wachttijd, laden en lossen — en de betaling wordt in je bankafschrift teruggevonden.
Je tankt drie keer per week en de bon ligt in het dashboardkastje. De lease, de tol en het onderhoud komen per mail. Elke rit moet een factuur worden — en die maak je ’s avonds, als de wagen al stilstaat en jij eigenlijk ook.
Geen creditcard. Je eigen administratie blijft van jou — je haalt hem er op elk moment weer uit.
Zo werkt het
Tankbonnen en leasefacturen die zichzelf inlezen
Foto van de bon bij de pomp, of koppel je mailbox en laat de leasemaatschappij mailen. Bedrag en btw worden gelezen, en een bon waarop PIN of Bankpas staat afgedrukt wordt als betaald afgehandeld in plaats van als openstaande schuld. Een tankpasbon is geen betaling en wacht op de factuur.
Een factuur per rit, uit je eigen prijslijst
Transportkosten per kilometer, rit of opdracht, wachttijd, laden en lossen, spoedtoeslag, opslag per dag — die regels staan als voorstel klaar op 21%; de prijs vul je zelf in, en alleen wat je een prijs geeft komt in je prijslijst. Zolang die leeg is, staat erbij dat personenvervoer op 9% hoort.
Kenteken en APK-datum per wagen
Per wagen het kenteken en de APK-vervaldatum. Het scherm zet vooraan welke keuring het eerst verloopt, zodat een bus niet stilstaat op de dag dat hij moet rijden.
Je bankafschrift koppelt zichzelf aan je facturen
Bankregels worden gematcht op factuurnummer, bedrag en rekeningnummer. Staan de factuurnummers in de betaling, dan wordt een opdrachtgever die vijf ritten in één keer betaalt aan alle vijf gekoppeld; staan ze er niet in, dan zoekt BoekBrug tot vier openstaande facturen waarvan de som precies klopt en kies jij.
Wat er nog mist, vóór het kwartaal dicht is
Eén scherm dat per kwartaal telt hoeveel betalingen nog geen tankbon of factuur hebben, met één tik door naar precies die bankregels — zodat je boekhouder niet achter je aan hoeft te bellen.
Wat BoekBrug voor jou niet doet
- Er is geen ritten- of kilometerregistratie; kilometers typ je op de factuurregel.
- Er is geen ritplanning en geen tachograaf- of rijtijdenregistratie.
- Een brandstofkaart of tolkastje wordt niet gekoppeld; de factuur daarvan lees je in.
- Personenvervoer staat niet automatisch op 9%; dat tarief zet je zelf op de regels.
Probeer het met de stapel die er nu ligt
Stuur er tien documenten in en kijk wat er overblijft. Dat is een eerlijker antwoord dan welke pagina dan ook.
Gratis beginnen