Bonnetjes en facturen bewaren: hoe lang en hoe makkelijk?
Moet je echt elk bonnetje bewaren? Ja. En langer dan je denkt. De Belastingdienst kan achteraf vragen om je administratie. Kun je niks laten zien, dan heb je een probleem.
Gelukkig hoeft het geen schoenendoos vol papier te zijn.
Hoe lang moet je bewaren?
De basisregel is simpel: je bewaart je administratie 7 jaar. Dat geldt voor:
- Facturen die je hebt gestuurd en ontvangen.
- Bonnetjes van zakelijke aankopen.
- Je bankafschriften en je btw-aangiftes.
Voor gegevens over onroerend goed (zoals een bedrijfspand) geldt een langere termijn: 10 jaar.
En als je stopt met je zaak?
Dan loopt de bewaarplicht gewoon door. Dat verrast veel mensen: de plicht hangt aan je administratie, niet aan je onderneming. Sluit je in 2026 je zaak, dan moet je je administratie tot en met 2033 kunnen tonen — ook al bestaat het bedrijf niet meer.
Praktisch betekent dat: je moet zeven jaar lang bij je eigen stukken kunnen. Een oude laptop of een externe schijf in een la is daar een wankele plek voor. Wat je dan wél doet, staat op bewaarplicht als je zaak gestopt is.
Eén ding blijft hoe dan ook: de plicht is en blijft van jou. Niemand neemt hem van je over. Waar je je administratie ook bewaart, dat is je tweede exemplaar — nooit je enige.
Papier of digitaal?
Goed nieuws: je mag alles digitaal bewaren. Een foto of scan van een bonnetje is genoeg, als hij goed leesbaar is. Je hoeft het papier daarna niet te bewaren.
Dat is handig, want papieren bonnetjes vervagen. Na een jaar in een la is de inkt vaak weg. Een foto blijft altijd leesbaar.
De grootste fout: opsparen tot het einde
Veel ZZP'ers gooien bonnetjes in een map en pakken die pas aan het eind van het jaar. Dat kost dan een hele dag uitzoeken — en er zijn altijd bonnetjes kwijt. Elk kwijtgeraakt bonnetje is btw die je niet kunt terugvragen. Dat is zonde van je geld.
Beter is: meteen vastleggen. Een bonnetje bij de kassa? Direct een foto maken — de factuurscanner leest de leverancier, het bedrag en de btw er zelf uit. Klaar.
Zo doe je het makkelijk in BoekBrug
Met de factuur-scannen functie van BoekBrug maak je een foto of upload je een pdf. De AI leest automatisch de leverancier, het bedrag en de btw uit. Je hoeft niks over te typen.
Alles komt digitaal en geordend bij elkaar te staan in je bestanden, zodat je het na 3 of 6 jaar zo terugvindt. En omdat je btw meteen wordt vastgelegd, mis je geen aftrek meer.
Je data blijft van jou: exporteren of verwijderen kan altijd (AVG-proof).
Probeer het scannen hieronder.